随着全电发票全国全面落地，传统纸质发票逐步退出，不少企业员工、财务仍沿用旧的报销方式，频繁出现发票不合规、无法抵扣、档案不合格被税务预警等问题。

全电发票和纸质发票报销规则差异较大，从收票、报销、验真到归档都有明确政策要求，本文分员工报销、财务入账、档案留存三大板块，一次性讲清全部注意事项。

一、基础认知：全电发票 3 个核心特性

1、无需加盖发票专用章

自带官方数字签名，无发票章同样具备合法效力，不用要求对方补盖印章。

2、支持无限次打印，极易重复报销

纸质打印件仅作查看凭证，不能作为唯一入账依据，必须配套电子原件存档。

3、三种文件格式，XML 原件才是合规档案

PDF、OFD 仅用于打印预览，带数字签名的 XML 文件是财政部、档案局认定的有效电子会计凭证。

二、员工提交报销：4 项硬性要求，缺一不可

1. 必须下载完整电子源文件，禁止截图、拍照报销

截图、照片不属于原始电子凭证，财务有权拒收。报销需同步提交 XML+PDF/OFD 文件。

2. 核对票面备注栏，对应业务必填信息

备注缺失直接判定不合规，无法税前扣除：

· 建筑服务：项目名称 + 项目详细地址

· 不动产租赁 / 销售：不动产详细地址

· 货物运输：起运地、到达地、运输车辆信息

· 差额征税、预付卡业务，按规定标注对应字样

3. 保证业务三流一致

发票抬头、品名、金额需和合同、对公付款记录匹配，杜绝虚开发票风险。

4. 禁止多次打印重复提交

同一张全电发票多次报销，属于虚列成本，企业会面临补税、罚款。

三、财务入账审核：三步标准流程，规避税务风险

第一步：发票验真查重

1.通过税务数字账户查验发票真伪、状态（红冲、作废、异常票）；

2.建立发票报销台账或使用查重工具，录入发票号码，拦截重复报销单据。

第二步：票面信息全面复核

1.核对购销双方名称、税号、商品编码、税率、金额无误；

2.检查备注栏、销货清单信息完整；

3.红冲发票留存退款合同、退货单据备查。

第三步：规范入账处理

全电发票与纸质发票抵扣、做账规则一致，可正常勾选抵扣进项税；

仅打印纸质件入账、不留存 XML 原件，税务稽查时会判定凭证无效，不得税前扣除。

四、档案归档：最容易踩坑的政策红线

依据财会〔2020〕6 号文件明确规定两种合规存档方式：

全电子化存档（推荐）

仅保存 XML 电子原件，无需打印纸质版，电子档案保存期限不少于 30 年。

纸质打印件存档

若财务习惯粘贴纸质凭证，必须同步留存对应 XML 电子源文件，二者缺一不可。

归档禁忌

只存 PDF、只留纸质打印件、丢失 XML 原件，均属于档案不合规，税务、档案部门核查会责令整改并处处罚。

五、高频误区澄清

误区 1：没有发票章，发票无效

纠正：全电发票依靠数字签名防伪，无需发票章，法律效力等同纸质专票普票。

误区 2：只打印出来贴凭证就行，电子文件不用存

纠正：纸质打印件仅辅助查看，XML 原件是法定入账归档凭证，缺失会直接调增应纳税所得额。

误区 3：截图、扫描件可以替代电子原件

纠正：截图、扫描属于副本影像，不具备原始电子凭证效力，不能单独用于报销入账。

误区 4：全电发票可以直接作废

纠正：全电发票开具后不能作废，发生开票错误、退货只能开具红字发票，完整留存红冲资料备查。

六、总结

全电发票报销入账核心记住三条准则：

1、报销必带 XML 原始电子文件，拒绝截图照片；

2、财务先查重验真，核对备注栏与业务真实性；

3、纸质打印件仅作辅助，电子档案长期规范留存。

企业统一规范报销流程，既能降低财务工作量，也能避免税务预警、稽查罚款等合规风险。

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